Por Kerry Gleeson
Tomado de la revista Leader (Cámara Junior Internacional) A muchas personas hay que enseñarles cómo ser productivas en el trabajo. Es posible que sean personas de conocimientos y hasta de habilidad técnica, pero el problema es que no comprenden los principios de la organización del trabajo ni cómo esos principios se aplican a sus respectivas funciones. El resultado es una ineficacia apabullante, una torpeza que ninguna organización puede darse el lujo de tolerar.
OBSTACULOS DE LA PRODUCTIVIDAD
Papel. La era de la información ha traído consigo la proliferación del papel, de modo tal que los administradores dedican la mitad de su tiempo al manejo del papeleo. Y cuando el papeleo consume un porcentaje tan elevado del tiempo del ejecutivo, disponer de tiempo para funciones esenciales -administración de proyectos, alcance de metas estratégicas, desarrollo de negocios- se hace difícil.
Mensajes electrónicos. Uno pudiera suponer que la utilización cada vez más frecuente del correo electrónico y otras formas de comunicaciones digitales disminuiría la necesidad del papel. Lamentablemente no ha sido así. Antes bien, estas modalidades de comunicaciones electrónicas han servido únicamente para incrementar geométricamente la velocidad y el volumen de las comunicaciones. Los métodos laborales de ayer no bastan para hacer frente a esta nueva tecnología. Hay que hacer mucho más efectivo, aunque sólo sea para capear el diluvio de correspondencia e información que han desatado las nuevas técnicas de informática.
Retención de la información. La mayoría de nosotros conserva tanta información que nos es a menudo imposible encontrar lo que buscamos entre tantos datos acumulados. Cuando los administradores llevan un año o dos en su cargo, ya han guardado tantas cosas que no pueden encontrar lo que necesitan. Esa situación resulta muy costosa para la compañía.
Sistemas de trabajo. El meollo de los problemas que afrontan los ejecutivos y el personal es la persistencia de sistemas y rutinas ineficaces de trabajo personal. Las oficinas y los escritorios de la mayoría de nosotros no están lo suficientemente organizados para recibir, tramitar, almacenar, despachar y llevar cuenta de las comunicaciones que por ellos pasan. La falta de sistemas organizados que ayuden a procesar el trabajo hace que los empleados le dediquen tanto tiempo a pensar en lo que tienen que hacer como en hacerlo.
Dilaciones. Todos sabemos que no debemos aplazar el trabajo que nos resulta desagradable o difícil, pero todos lo hacemos. Y si bien en casa nos podemos permitir ese lujo, ninguna compañía debe -ni puede- tolerar que su tiempo se malbarate de esa manera.
Trabajo acumulado. La mera mención de esas dos palabras causa ataques de ansiedad a no pocas personas. Cuando tratan de concentrarse en una tarea, se distraen pensando en todas las otras cosas que no han terminado aún.
Planificación. Muchos administradores no tienen sistemas adecuados de planificación. En el mundo del trabajador de oficina, con sus múltiples responsabilidades, cambios de prioridades y tiempo fragmentado, uno tiene que decidir adónde quiere ir, y trazar el mejor camino para llegar. Sin la planificación táctica en los niveles medios de la empresa, la planificación estratégica que se hace en los niveles ejecutivos pierde buena parte de su eficacia.
OCHO PRINCIPIOS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
No deje para mañana lo que tenga que hacer hoy. Todos lo sabemos, pero ¿cuántos lo hacemos? Hay que vencer la tendencia a aplazar las cosas, a dejarlas para otro día.
Atienda sin demora al cliente externo y al interno. Maneje algo tan sólo una vez. Haga que estos hábitos formen parte de la cultura de su empresa, predicando con el ejemplo y reforzándolos positivamente. Por último, cerciórese de hacer bien las cosas la primera vez, para evitar pérdidas de tiempo más adelante.
Limpie y organice. Haga que todos hagan limpieza en sus oficinas, escritorios y archivos (tanto papel como electrónico). El desorden no puede servir de base a un nuevo sistema.
Establezca pautas claras para le retención de información. Muchas personas se preguntan: "¿Será posible que esto vuelva a hacerme falta?" ¡Claro que es posible! La pregunta que deben hacerse es: "Si volviera a hacerme falta, ¿dónde podría conseguirlo?" Determine quién tiene la responsabilidad de conservar la información en cuestión, y dé permiso para que todos los demás se deshagan de sus copias.
Establezca sistemas de manejo de las comunicaciones. Formule verdaderos sistemas, no maneras improvisadas de luchar con el papeleo. Tenga bandejas separadas para los papeles que entran, los que salen y los que están pendientes. Mantenga archivos escuetos y colóquelos en orden de la frecuencia con que tiene que utilizarlos. Los expedientes activos pueden estar en el escritorio; los demás, en otra parte de la oficina; los archivos en un punto central de la empresa. Los expedientes deben estar claramente identificados, de manera que otros puedan encontrarlos de no estar usted presente. Revise su correo electrónico dos o tres veces al día. Organice los expedientes de su computadora de manera que coincidan con los expedientes de papel. En otras palabras, prepare el terreno para estar en condiciones de producir. Instituya rutinas de planificación.
Solicite los planes semanales de trabajo de su personal y los planes de acción de los proyectos. Si la planificación no es parte integral de la rutina de trabajo de su personal, inicie el proceso con los empleados. Cerciórese de que los planes apoyan la consecución de las metas del departamento y la organización, y que logren lo que se quiere alcanzar. Haga una cita consigo mismo. Tome de nuevo las riendas de su tiempo. A menos que usted separe unas cuantas horas a la semana para trabajar en sus proyectos críticos, otras personas -incluso su secretaria- le ocuparán ese tiempo con otras actividades.
Cree sistemas de respaldo. No dependa de la memoria. Haga esos sistemas parte de su rutina, utilizando su calendario electrónico u otros recordatorios. No deje de consultarlos periódicamente.
Aléjese de su escritorio. Visite a los empleados en su trabajo. Vea en qué trabajan, cómo trabajan. Para corregir sus deficiencias es preciso haberlas observado primero. Hacer que los empleados trabajen eficazmente es el eslabón que falta entre la creación de estrategias y su realización rápida y efectiva. Mi enfoque es bien sencillo: si quiere usted que los empleados hagan las cosas que hay que hacer, no le queda más remedio que mostrarles como hacerlas.
Tomado de la revista Leader (Cámara Junior Internacional) A muchas personas hay que enseñarles cómo ser productivas en el trabajo. Es posible que sean personas de conocimientos y hasta de habilidad técnica, pero el problema es que no comprenden los principios de la organización del trabajo ni cómo esos principios se aplican a sus respectivas funciones. El resultado es una ineficacia apabullante, una torpeza que ninguna organización puede darse el lujo de tolerar.
OBSTACULOS DE LA PRODUCTIVIDAD
Papel. La era de la información ha traído consigo la proliferación del papel, de modo tal que los administradores dedican la mitad de su tiempo al manejo del papeleo. Y cuando el papeleo consume un porcentaje tan elevado del tiempo del ejecutivo, disponer de tiempo para funciones esenciales -administración de proyectos, alcance de metas estratégicas, desarrollo de negocios- se hace difícil.
Mensajes electrónicos. Uno pudiera suponer que la utilización cada vez más frecuente del correo electrónico y otras formas de comunicaciones digitales disminuiría la necesidad del papel. Lamentablemente no ha sido así. Antes bien, estas modalidades de comunicaciones electrónicas han servido únicamente para incrementar geométricamente la velocidad y el volumen de las comunicaciones. Los métodos laborales de ayer no bastan para hacer frente a esta nueva tecnología. Hay que hacer mucho más efectivo, aunque sólo sea para capear el diluvio de correspondencia e información que han desatado las nuevas técnicas de informática.
Retención de la información. La mayoría de nosotros conserva tanta información que nos es a menudo imposible encontrar lo que buscamos entre tantos datos acumulados. Cuando los administradores llevan un año o dos en su cargo, ya han guardado tantas cosas que no pueden encontrar lo que necesitan. Esa situación resulta muy costosa para la compañía.
Sistemas de trabajo. El meollo de los problemas que afrontan los ejecutivos y el personal es la persistencia de sistemas y rutinas ineficaces de trabajo personal. Las oficinas y los escritorios de la mayoría de nosotros no están lo suficientemente organizados para recibir, tramitar, almacenar, despachar y llevar cuenta de las comunicaciones que por ellos pasan. La falta de sistemas organizados que ayuden a procesar el trabajo hace que los empleados le dediquen tanto tiempo a pensar en lo que tienen que hacer como en hacerlo.
Dilaciones. Todos sabemos que no debemos aplazar el trabajo que nos resulta desagradable o difícil, pero todos lo hacemos. Y si bien en casa nos podemos permitir ese lujo, ninguna compañía debe -ni puede- tolerar que su tiempo se malbarate de esa manera.
Trabajo acumulado. La mera mención de esas dos palabras causa ataques de ansiedad a no pocas personas. Cuando tratan de concentrarse en una tarea, se distraen pensando en todas las otras cosas que no han terminado aún.
Planificación. Muchos administradores no tienen sistemas adecuados de planificación. En el mundo del trabajador de oficina, con sus múltiples responsabilidades, cambios de prioridades y tiempo fragmentado, uno tiene que decidir adónde quiere ir, y trazar el mejor camino para llegar. Sin la planificación táctica en los niveles medios de la empresa, la planificación estratégica que se hace en los niveles ejecutivos pierde buena parte de su eficacia.
OCHO PRINCIPIOS PARA MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
No deje para mañana lo que tenga que hacer hoy. Todos lo sabemos, pero ¿cuántos lo hacemos? Hay que vencer la tendencia a aplazar las cosas, a dejarlas para otro día.
Atienda sin demora al cliente externo y al interno. Maneje algo tan sólo una vez. Haga que estos hábitos formen parte de la cultura de su empresa, predicando con el ejemplo y reforzándolos positivamente. Por último, cerciórese de hacer bien las cosas la primera vez, para evitar pérdidas de tiempo más adelante.
Limpie y organice. Haga que todos hagan limpieza en sus oficinas, escritorios y archivos (tanto papel como electrónico). El desorden no puede servir de base a un nuevo sistema.
Establezca pautas claras para le retención de información. Muchas personas se preguntan: "¿Será posible que esto vuelva a hacerme falta?" ¡Claro que es posible! La pregunta que deben hacerse es: "Si volviera a hacerme falta, ¿dónde podría conseguirlo?" Determine quién tiene la responsabilidad de conservar la información en cuestión, y dé permiso para que todos los demás se deshagan de sus copias.
Establezca sistemas de manejo de las comunicaciones. Formule verdaderos sistemas, no maneras improvisadas de luchar con el papeleo. Tenga bandejas separadas para los papeles que entran, los que salen y los que están pendientes. Mantenga archivos escuetos y colóquelos en orden de la frecuencia con que tiene que utilizarlos. Los expedientes activos pueden estar en el escritorio; los demás, en otra parte de la oficina; los archivos en un punto central de la empresa. Los expedientes deben estar claramente identificados, de manera que otros puedan encontrarlos de no estar usted presente. Revise su correo electrónico dos o tres veces al día. Organice los expedientes de su computadora de manera que coincidan con los expedientes de papel. En otras palabras, prepare el terreno para estar en condiciones de producir. Instituya rutinas de planificación.
Solicite los planes semanales de trabajo de su personal y los planes de acción de los proyectos. Si la planificación no es parte integral de la rutina de trabajo de su personal, inicie el proceso con los empleados. Cerciórese de que los planes apoyan la consecución de las metas del departamento y la organización, y que logren lo que se quiere alcanzar. Haga una cita consigo mismo. Tome de nuevo las riendas de su tiempo. A menos que usted separe unas cuantas horas a la semana para trabajar en sus proyectos críticos, otras personas -incluso su secretaria- le ocuparán ese tiempo con otras actividades.
Cree sistemas de respaldo. No dependa de la memoria. Haga esos sistemas parte de su rutina, utilizando su calendario electrónico u otros recordatorios. No deje de consultarlos periódicamente.
Aléjese de su escritorio. Visite a los empleados en su trabajo. Vea en qué trabajan, cómo trabajan. Para corregir sus deficiencias es preciso haberlas observado primero. Hacer que los empleados trabajen eficazmente es el eslabón que falta entre la creación de estrategias y su realización rápida y efectiva. Mi enfoque es bien sencillo: si quiere usted que los empleados hagan las cosas que hay que hacer, no le queda más remedio que mostrarles como hacerlas.
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