ENTENDIENDO LA PLANEACION ESTRATEGICA

Estrategia viene del verbo griego stategos, que significa: “planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los recursos”, Sócrates en la Grecia antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea, quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos, una forma sencilla de entender y aplicar la planeación estratégica es mediante una mirada al desempeño organizacional desde cuatro perspectivas: financiera (maximizar el valor de los accionistas), clientes (satisfacer sus necesidades), procesos internos de negocio (minimizar costos y gastos) y aprendizaje y crecimiento (tener el personal adecuado y motivado).

Si tomamos estas cuatro dimensiones y las maximizamos, encontraremos la forma en que podemos potenciar el valor de las empresas, esto es: tener accionistas satisfechos con sus rendimientos y la valoración de sus acciones o aportes; clientes satisfechos con los productos, servicios, tiempos de entrega, calidad y precio; procesos eficientes y eficaces que redunden en costos y gastos razonables; y colaboradores motivados, bien preparados, con la actitud y aptitud correctas.

Planteado desde la óptica de una relación CAUSA-EFECTO lo podremos ver y entender en forma practica:

  

LA GERENCIA Y LOS ERRORES

La gerencia de un negocio, una empresa o un emprendimiento no es una ciencia exacta, existen infinidad de libros, teorías, metodologías y modas, pero al final no es más que la forma en que se administran los negocios, no existe una forma correcta o incorrecta de hacerlo, cada negocio y administrador tiene sus métodos y formas, pero si se conocen muchos errores que han probado llevar los negocios a dificultades o la quiebra misma, algunos de los más significativos son:

Querer hacer todo – no se sabe delegar, no se confía en la gente, se quiere participar en todo dentro del negocio, no se puede ser el vendedor, el contador, la secretaria, se debe contratar a las personas adecuadas y dejar que hagan su labor, para que el gerente se pueda concentrar en buscar los negocios que es su principal objetivo.

Desconocer los procesos – no se respetan los procedimientos o se quiere pasar por encima de ellos con el objeto de lograr los resultados o hacer valer la autoridad olvidando que estos existen para facilitar el manejo de los recursos e información del negocio.

Gastar antes de ganar – se realizan gastos e inversiones con los recursos del negocio sin haber obtenido todavía las utilidades para ello, se deben hacer estos con base en los presupuestos, utilidades y flujo de caja real que no afecten el desarrollo normal del negocio.

Se pagan gastos personales – se efectúan pagos de cuotas de vehículos, propiedades, tarjetas de crédito, arrendamientos de vivienda personal, matrículas de colegios y universidades, todos estos pagos no corresponden al giro ordinario del negocio, se convierte el negocio en la caja menor de los dueños, esto afecta la caja del mismo, se debe definir un salario para cada posición de acuerdo al tipo y tamaño del negocio y limitar el pago a los socios a estos valores.

No tener un plan estratégico – cuando no se sabe para donde se va, cualquier buseta nos sirve, una estrategia es la forma en que se va a ganar la guerra, debemos saber donde ponemos los recursos físicos, humanos y financieros para poder lograr el objetivo (ganar la guerra), que no es otro que maximizar el patrimonio del negocio.

Falta de actualización – no se realizan procesos de capacitación en nuevas tecnologías, nuevos procedimientos, nuevos enfoques de los negocios, se piensa que ya se sabe todo y no se actualiza permanentemente el conocimiento para estar al tanto de las nuevas tendencias.

No conocer al cliente – se piensa en el cliente solo en función de las ventas, de los ingresos, del dinero, no se conoce al cliente, no se sabe quien es, como piensa, que siente, que le duele, se debe pasar a las relaciones cara a cara que permitan conocer a las personas detrás de las empresas que compran nuestros productos y servicios.

Mala selección de personal – se contrata a la familia o amigos sin garantizar que tengan el perfil para el cargo o se toma mucho tiempo en realizar cambios de personal que no encaja en el negocio o que lo entorpece, se deben realizar procesos de selección de personal, primero por las actitudes correctas y capacitar o reforzar las aptitudes que el negocio requiere.

LA PLANEACION ESTRATEGICA COMO SALVAVIDAS EMPRESARIA

En estos momentos de crisis generalizada, de incertidumbre sobre cual debe ser el camino a seguir en nuestros negocios, es de vital importancia retomar el tema de la PLANEACION ESTRATEGICA.

La ESTRATEGIA viene del  Verbo griego stategos: “planificar la destrucción de los enemigos en razón eficaz de los recursos”.

Sócrates en la Grecia antigua comparó las actividades de un empresario con las de un general al señalar que en toda tarea quienes la ejecutan debidamente tienen que hacer planes y mover recursos para alcanzar los objetivos.

La planeación estratégica nos permite tener una ruta, un norte, un camino a seguir, la misma no nos garantiza que no cometamos errores, pero si nos permite tener claridad sobre nuestro camino a seguir.

La planeación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión, la misión y los valores de una empresa, se analiza su situación externa e interna, se establecen sus objetivos a largo plazo, y se formulan las estrategias que permitan alcanzar dichos objetivos, se realiza a nivel organizacional, es decir, considera un enfoque global de la empresa, es realizada por la cúpula de la empresa y proyectada a largo plazo, para un periodo de 5 años, es móvil y flexible, requiriendo ser revisada permanentemente para hacerle los ajustes o cambios que fueran necesarios de acuerdo con la circunstancias del entorno, es un proceso interactivo que involucra a todos los miembros de la empresa.

Según estudios recientes de varias universidades muchas de las barreras que se encuentran en su realización se deben a que factores tales como que solo el 5% del personal la entiende, solo el 25% de los gerentes tienen iniciativas ligadas a la estrategia, los equipos gerenciales invierten menos de 1 hora al mes a este tema y finalmente el 60% de las empresas no ligan su presupuesto a la estrategia.

Una herramienta fundamental para llevar a cabo un proceso de planeación estratégica es la matriz DOFA, esta matriz hace ver las, Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas que tiene o puede tener una organización internamente y en su entorno.

Se ha demostrado que los gerentes que realizan, ejecutan y controlan eficientemente planeación estratégica están en mejores condiciones de dar dirección y orientación a sus actividades y logran que las empresas funcionen mejor gracias a ello y se tornan más sensibles ante un ambiente de constante cambio como el que vivimos actualmente.

La planeación estratégica se ocupa de cuestiones fundamentales y da respuesta a preguntas como las siguientes:

¿En qué negocio estamos y en qué negocio deberíamos estar?

¿Quiénes son nuestros clientes y quienes deberían ser?

La planeación estratégica es fundamental es estos momentos de crisis en donde las amenazas y las negociaciones son cada vez más fuertes, por lo mismo las empresas requieren de mucha información para crear una protección que les permita tener una ventaja competitiva, obtener recursos para subsistir o invertir en investigación y desarrollo, definir con claridad su estrategia de precios o para invertir en otros negocios o nichos de mercado.

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA A LA INVERSA

Los procesos de planeación estratégica casi siempre se inician de arriba hacia abajo, es decir desde el nivel de ventas hacia la utilidad, desde el crecimiento de las ventas hacia la utilidad, desde el incremento de clientes hacia la utilidad, desde el crecimiento de las zonas geográficas, los puntos de ventas o los distribuidores hacia la utilidad, creo que se esta cometiendo un error, en mi concepto debemos partir de la utilidad esperada hacia las ventas, es decir de abajo hacia arriba, mi propuesta es una planeación estratégica a la inversa.

Debemos partir de la inversión realizada en el negocio o la empresa, es decir el dinero aportado por el emprendedor, los recursos aportados por los socios, el patrimonio de los dueños, estos recursos son los que debemos cuidar y sobre los que debemos evaluar permanentemente, independiente de las ventas, clientes, distribuidores o los puntos de venta que se tenga.

Cada que iniciamos un emprendimiento, una empresa o un negocio, lo que hacemos es tomar un crédito (el dinero que ponemos, el aporte de los socios, los recursos aportados) y lo convertimos en una serie de activos, que principalmente son cuatro: efectivo (dinero en caja y bancos), cuentas por cobrar (dinero que prestamos a los clientes), inventarios (dinero que invertimos en materia prima, insumos o productos terminados para desarrollar el negocio) y propiedad, planta y equipo (maquinas, herramientas, muebles, computadores, edificios, terrenos, vehículos que necesitamos en el desarrollo del negocio) y en todos ellos estamos corriendo riesgos, el efectivo puede perder poder adquisitivo, las cuentas por cobrar pueden tardar o no pagarlas, los inventarios se pueden deteriorar o perder valor y la propiedad, planta y equipo puede perder valor.

Lo que debemos lograr es que las decisiones que tomamos sean adecuadas para que los activos que hemos adquirido en el proceso y con los que operamos y generamos los ingresos, sean lo suficientemente rentables para pagar los costos, los gastos y renumerar el pasivo tomado con los socios, los emprendedores o dueños.

Si vamos a meternos en la aventura empresarial más vale que la utilidad después de impuestos nos produzca por lo menos entre dos y tres veces los que nos produciría colocar esos recursos en una inversión de bajo riesgo como un CDT, hoy en día este tipo de inversión genera entre un 5% y 6% anual, la rentabilidad patrimonial que debiera darnos el negocio debe ser del orden del 15% anual, esta la obtenemos de dividir la utilidad después de impuestos sobre la inversión realizada por los socios en el negocio.

Proyecciones 2016, la incertidumbre la constante

Al cierre del 2015, la inflación se desborda por encima del 6% a noviembre, el banco de la república sube su tasa de intermediación a 5,5%, el dólar se acerca a los $ 3.300, con dificultad podremos crecer el PIB por encima del 3%, el panorama no es el mejor y para 2016 no se vislumbra una mejoría por el contrario en mi concepto la tendencia es a empeorar y la constante es la incertidumbre, veamos:

EL FRENTE INTERNACIONAL – Todo apunta  un crecimiento moderado en las economías desarrolladas y uno malo en las economías de países emergentes y principalmente en América Latina, los precios de las materias primas como carbón y petróleo seguirán con tendencia a la baja y las tasas de interés en estados unidos tendrán tendencia al alza, esto afectara los ingresos por exportaciones y los costos de financiación de nuestras economías, los pronósticos de crecimiento de acuerdo con datos del fondo monetario internacional (FMI), para la zona euro es cercano al 1,6% (algunos: España 2,5%, Francia 1,5%, Alemania 1,5%, Suiza 1,3%, Italia 1,3%, Japón 1,0%), para el oriente en Corea 3,2%, China 6,3% e India 7,5%, en América del norte en Canadá 1,7%, Estados Unidos 2,8% y México 2,8%, para América Latina en Ecuador 0.1%, Panamá 6,3%, Perú 3,3%, Bolivia 3,5%, Colombia 2,8%, Venezuela -6,0%, Brasil -1% y Argentina -0,7%

EN COLOMBIA – Las proyecciones de crecimiento para el 2016 de Anif y los principales analistas de las entidades financieras ninguna supera el 3%.

Tendremos un primer semestre lento, nuevos gobernadores y alcaldes completando sus gabinetes, terminando sus empalmes y enterándose que reciben y aprobando sus planes de desarrollo; en lo económico, el ministerio de hacienda y la Dian terminando la reforma tributaria para presentar en marzo al congreso, muy seguramente con aumento del IVA al 18% o 19%, el banco de republica con el lio de controlar la inflación que por primera vez en 10 años esta por encima de sus previsiones, lo cual implicara un incremento de las tasas de interés; en lo político, el cierre de los acuerdos de paz en marzo, la realización del plebiscito de aprobación en julio y luego la presentación ante el congreso de las reformas necesarias para la implementación de los mismos.

Son muchos los factores de incertidumbre tanto en lo económico como en lo político que harán que el arranque del 2016 sea lento para el primer semestre y que dependiendo de todos estos pueda mejorar sustancialmente para el segundo semestre.

La recomendación principal es la prudencia, es fundamental privilegiar la liquidez sobre la rentabilidad y esperar el desarrollo de los factores de incertidumbre en los frentes internacional y local

SERA QUE ESTAMOS PROXIMOS A UNA BURBUJA?

Las burbujas se presentan cuando se produce un alza de precios, el cual es causado por un factor externo y de corta duración que genera recursos a las personas, las cuales aumentan la demanda de bienes y servicios, cuando desaparece el factor, se disminuyen los precios y explota la burbuja

Los cambios en la política monetaria en estados unidos, sumado a los bajos precios de los productos en el mercado internacional, tales como el carbón, el petróleo, han causado un incremento de los precios de la finca raíz y algunos activos financieros como las acciones

El precio promedio del metro cuadrado para vivienda y áreas comerciales en algunas ciudades en Colombia es demasiado alto

El precio de las acciones se encuentran por encima de su valor real y lo sucedido en la acción de Fabricato motivado por la especulación de Interbolsa así lo confirma, la acción de Ecopetrol que a finales de 2012 de situaba en cerca de $ 5.500, hoy se tranza en cerca de $ 3.600, o se que ha perdido cerca de un 35%

La revaluación del peso que estuvo por encima de los $ 2.000 por algún tiempo, se ha detenido y ahora se acerca mas a los $ 1.900, motivado por la llegada de inversión extranjera, capitales golondrina y las decisiones de la reserva federal de estados unidos de disminuir la inyección de recursos a su economía

Si se mantiene esta tendencia a la baja, la burbuja puede estallar

Ahora la pregunta es que tan rápido va ha suceder esto y que tan expuesta esta la economía para poder resistir la situación

REUNIONES DE COACHING GERENCIAL EXITOSAS

Por: Jose Arbey Maldonado Lenis

En las reuniones de Coaching Gerencial con nuestros clientes, es importante realizar una adecuada planeación con el fin de poder cumplir con el objetivo buscado, presento a continuación mi visión de cómo hacerlo

Defina plan de reuniones – Determine un cronograma de reuniones en coordinación con el cliente en donde se defina claramente quienes participan, fecha, hora y sitio de la reunión, así como tiempo estimado de cada reunión, este no debe ser mas de una hora, después de ese tiempo se pierde la atención, las mejores horas para las reuniones son a primera hora de la mañana o de la tarde

Defina un objetivo – Defina claramente cuál es el objetivo de la reunión, el mismo debe hacer referencia a su planeación con ese cliente

Realice citación – Con una semana de anticipación confirme vía correo electrónico o llamada personal a cada uno de los participantes la realización de la reunión y el objetivo de la misma

Agenda – Elabore una agenda de la reunión en donde se plantee claramente el objetivo de la misma, compártala con los participantes e invítelos a que comenten con usted sus opiniones sobre la misma y concerte con ellos las modificaciones

Acta – Realice acta de la reunión en donde se plasme todo lo debatido y las conclusiones a las que se llego y remítala a todos los participantes

Recomendaciones

1. Documéntese, consiga toda la información para la reunión

2. Presentación, vista formalmente, salude a cada uno de los participante

3. Horario, llegue a tiempo y termine en el tiempo estimado

4. Celular, apáguelo o póngalo en modo silencioso

5. Participación, permita la participación de todos y respete sus opiniones

6. Tareas, defina responsables y fecha de entrega