Identificación de necesidades, problemas u oportunidades

Por: Jose Arbey Maldonado Lenis

La identificación de necesidades es la fase inicial del ciclo de vida de un proyecto. Se comienza con el reconocimiento de una necesidad, un problema, o una oportunidad y termina con la emisión de una solicitud de propuesta (SDP).

Por ejemplo supongamos que la administración de una empresa reconoce que el tiempo que utiliza para emitir facturas y realizar cobros a sus clientes es demasiado largo, también el hecho que los recibos de caja de los pagos de los clientes no estén actualizados oportunamente ocasiona el cobro de facturas ya pagadas que causan disgustos en algunos de los clientes y ante el aumento de las operaciones se vislumbra la necesidad de aumentar el área física de archivo para guardar mas facturas. Aquí la administración reconoce varias oportunidades de mejora por lo que prepara una SDP para definir si la presenta a  terceros o a funcionarios de la empresa.

Antes de presentar la SDP es necesario definir con claridad el problema o la necesidad, para lo cual debe recopilar toda la información para poder cuantificar el problema y determinar si los beneficios esperados compensan los costos de realizar el proyecto.

Una vez que se ha estimado la magnitud del beneficio de la mejoría, el empresario puede determinar el presupuesto para el proyecto para poner en practica la mejoría. Por ejemplo, si esta empresa estima que pudiera ahorrar $ 100 millones anuales al reducir este problema al mínimo, quizás este dispuesto a pagar $ 150 millones por una sola vez para adquirir equipos y procedimientos para ello. Sin embargo, la empresa quizás no este dispuesta a pagar $ 400 millones en la solución. Las empresas tienen una cantidad limitada de fondos disponibles y con frecuencia quieren gastar estos fondos en proyectos que generen el mayor rendimiento sobre la inversión.

En muchas ocasiones en las empresas se debe pasar por un proceso de decisiones para seleccionar aquellos proyectos que generan el mayor costo beneficio para ellas y dedicar a estos los recursos técnicos, humanos y financieros  limitados que posee.