Por Kerry Gleeson
Tomado de la revista Leader (Cámara Júnior Internacional)
A muchas personas hay que enseñarles cómo ser productivas en el trabajo. Es posible que sean personas de conocimientos y hasta de habilidad técnica, pero el problema es que no comprenden los principios de la organización del trabajo ni cómo esos principios se aplican a sus respectivas funciones. El resultado es una ineficacia apabullante, una torpeza que ninguna organización puede darse el lujo de tolerar.
OBSTACULOS DE LA PRODUCTIVIDAD
Papel. La era de la información ha traído consigo la proliferación del papel, de modo tal que los administradores dedican la mitad de su tiempo al manejo del papeleo. Y cuando el papeleo consume un porcentaje tan elevado del tiempo del ejecutivo, disponer de tiempo para funciones esenciales -administración de proyectos, alcance de metas estratégicas, desarrollo de negocios- se hace difícil.
Retención de la información. La mayoría de nosotros conserva tanta información que nos es a menudo imposible encontrar lo que buscamos entre tantos datos acumulados. Cuando los administradores llevan un año o dos en su cargo, ya han guardado tantas cosas que no pueden encontrar lo que necesitan. Esa situación resulta muy costosa para la compañía.
Mensajes electrónicos. Uno pudiera suponer que la utilización cada vez más frecuente del correo electrónico y otras formas de comunicaciones digitales disminuiría la necesidad del papel. Lamentablemente no ha sido así. Antes bien, estas modalidades de comunicaciones electrónicas han servido únicamente para incrementar geométricamente la velocidad y el volumen de las comunicaciones. Los métodos laborales de ayer no bastan para hacer frente a esta nueva tecnología. Hay que hacer mucho más efectivo, aunque sólo sea para capear el diluvio de correspondencia e información que han desatado las nuevas técnicas de informática.
Sistemas de trabajo. El meollo de los problemas que afrontan los ejecutivos y el personal es la persistencia de sistemas y rutinas ineficaces de trabajo personal. Las oficinas y los escritorios de la mayoría de nosotros no están lo suficientemente organizados para recibir, tramitar, almacenar, despachar y llevar cuenta de las comunicaciones que por ellos pasan. La falta de sistemas organizados que ayuden a procesar el trabajo hace que los empleados le dediquen tanto tiempo a pensar en lo que tienen que hacer como en hacerlo.
Dilaciones. Todos sabemos que no debemos aplazar el trabajo que nos resulta desagradable o difícil, pero todos lo hacemos. Y si bien en casa nos podemos permitir ese lujo, ninguna compañía debe -ni puede- tolerar que su tiempo se malbarate de esa manera.
COMO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
No deje para mañana lo que tenga que hacer hoy. Todos lo sabemos, pero ¿cuántos lo hacemos? Hay que vencer la tendencia a aplazar las cosas, a dejarlas para otro día.
Atienda sin demora al cliente externo y al interno. Maneje algo tan sólo una vez. Haga que estos hábitos formen parte de la cultura de su empresa, predicando con el ejemplo y reforzándolos positivamente. Por último, cerciórese de hacer bien las cosas la primera vez, para evitar pérdidas de tiempo más adelante.
Limpie y organice. Haga que todos hagan limpieza en sus oficinas, escritorios y archivos (tanto papel como electrónico). El desorden no puede servir de base a un nuevo sistema.
Establezca pautas claras para le retención de información. Muchas personas se preguntan: "¿Será posible que esto vuelva a hacerme falta?" ¡Claro que es posible! La pregunta que deben hacerse es: "Si volviera a hacerme falta, ¿dónde podría conseguirlo?" Determine quién tiene la responsabilidad de conservar la información en cuestión, y dé permiso para que todos los demás se deshagan de sus copias.
Establezca sistemas de manejo de las comunicaciones. Formule verdaderos sistemas, no maneras improvisadas de luchar con el papeleo. Tenga bandejas separadas para los papeles que entran, los que salen y los que están pendientes. Mantenga archivos escuetos y colóquelos en orden de la frecuencia con que tiene que utilizarlos. Los expedientes activos pueden estar en el escritorio; los demás, en otra parte de la oficina; los archivos en un punto central de la empresa. Los expedientes deben estar claramente identificados, de manera que otros puedan encontrarlos de no estar usted presente. Revise su correo electrónico dos o tres veces al día. Organice los expedientes de su computadora de manera que coincidan con los expedientes de papel. En otras palabras, prepare el terreno para estar en condiciones de producir. Instituya rutinas de planificación.
Tomado de la revista Leader (Cámara Júnior Internacional)
A muchas personas hay que enseñarles cómo ser productivas en el trabajo. Es posible que sean personas de conocimientos y hasta de habilidad técnica, pero el problema es que no comprenden los principios de la organización del trabajo ni cómo esos principios se aplican a sus respectivas funciones. El resultado es una ineficacia apabullante, una torpeza que ninguna organización puede darse el lujo de tolerar.
OBSTACULOS DE LA PRODUCTIVIDAD
Papel. La era de la información ha traído consigo la proliferación del papel, de modo tal que los administradores dedican la mitad de su tiempo al manejo del papeleo. Y cuando el papeleo consume un porcentaje tan elevado del tiempo del ejecutivo, disponer de tiempo para funciones esenciales -administración de proyectos, alcance de metas estratégicas, desarrollo de negocios- se hace difícil.
Retención de la información. La mayoría de nosotros conserva tanta información que nos es a menudo imposible encontrar lo que buscamos entre tantos datos acumulados. Cuando los administradores llevan un año o dos en su cargo, ya han guardado tantas cosas que no pueden encontrar lo que necesitan. Esa situación resulta muy costosa para la compañía.
Mensajes electrónicos. Uno pudiera suponer que la utilización cada vez más frecuente del correo electrónico y otras formas de comunicaciones digitales disminuiría la necesidad del papel. Lamentablemente no ha sido así. Antes bien, estas modalidades de comunicaciones electrónicas han servido únicamente para incrementar geométricamente la velocidad y el volumen de las comunicaciones. Los métodos laborales de ayer no bastan para hacer frente a esta nueva tecnología. Hay que hacer mucho más efectivo, aunque sólo sea para capear el diluvio de correspondencia e información que han desatado las nuevas técnicas de informática.
Sistemas de trabajo. El meollo de los problemas que afrontan los ejecutivos y el personal es la persistencia de sistemas y rutinas ineficaces de trabajo personal. Las oficinas y los escritorios de la mayoría de nosotros no están lo suficientemente organizados para recibir, tramitar, almacenar, despachar y llevar cuenta de las comunicaciones que por ellos pasan. La falta de sistemas organizados que ayuden a procesar el trabajo hace que los empleados le dediquen tanto tiempo a pensar en lo que tienen que hacer como en hacerlo.
Dilaciones. Todos sabemos que no debemos aplazar el trabajo que nos resulta desagradable o difícil, pero todos lo hacemos. Y si bien en casa nos podemos permitir ese lujo, ninguna compañía debe -ni puede- tolerar que su tiempo se malbarate de esa manera.
COMO MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD
No deje para mañana lo que tenga que hacer hoy. Todos lo sabemos, pero ¿cuántos lo hacemos? Hay que vencer la tendencia a aplazar las cosas, a dejarlas para otro día.
Atienda sin demora al cliente externo y al interno. Maneje algo tan sólo una vez. Haga que estos hábitos formen parte de la cultura de su empresa, predicando con el ejemplo y reforzándolos positivamente. Por último, cerciórese de hacer bien las cosas la primera vez, para evitar pérdidas de tiempo más adelante.
Limpie y organice. Haga que todos hagan limpieza en sus oficinas, escritorios y archivos (tanto papel como electrónico). El desorden no puede servir de base a un nuevo sistema.
Establezca pautas claras para le retención de información. Muchas personas se preguntan: "¿Será posible que esto vuelva a hacerme falta?" ¡Claro que es posible! La pregunta que deben hacerse es: "Si volviera a hacerme falta, ¿dónde podría conseguirlo?" Determine quién tiene la responsabilidad de conservar la información en cuestión, y dé permiso para que todos los demás se deshagan de sus copias.
Establezca sistemas de manejo de las comunicaciones. Formule verdaderos sistemas, no maneras improvisadas de luchar con el papeleo. Tenga bandejas separadas para los papeles que entran, los que salen y los que están pendientes. Mantenga archivos escuetos y colóquelos en orden de la frecuencia con que tiene que utilizarlos. Los expedientes activos pueden estar en el escritorio; los demás, en otra parte de la oficina; los archivos en un punto central de la empresa. Los expedientes deben estar claramente identificados, de manera que otros puedan encontrarlos de no estar usted presente. Revise su correo electrónico dos o tres veces al día. Organice los expedientes de su computadora de manera que coincidan con los expedientes de papel. En otras palabras, prepare el terreno para estar en condiciones de producir. Instituya rutinas de planificación.
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