miércoles, 25 de febrero de 2009

Elaboración y control de flujos de caja

Debido a los cambios tan rápidos en los procesos económicos, es indispensable planear día a día el futuro inmediato de las empresas. Para hacer esta planeación es fundamental organizar los ingresos y egresos operativos de las empresas y así poder controlar la tesorería.

Cualquier compañía —sin importar su tamaño— se mueve con base en efectivo y no enutilidades. Las deudas se pagan en efectivo y no con utilidades, y cuando se pregunta si la empresa tuvo utilidades lo que realmente nos interesa es si quedó efectivo para repartir.

¿Cómo lo vamos a lograr? Con una herramienta básica que se llama Flujo de Caja, que consiste en agrupar los ingresos y egresos que impliquen movimiento de efectivo. Este flujo se puede hacer diario, semanal, quincenal, o mensual según las necesidades de la empresa. Normalmente se hacen cortes semanales pues los pagos a proveedores y contratistas se hacen con esta periodicidad.

A continuación presentaremos un ejemplo claro de un Flujo de Caja y la explicación de cada uno de los rubros y su incidencia en la economía de las empresas.





Código. Se utiliza simplemente para identificar cada uno de los rubros del Flujo de Caja cuando se hace un análisis.

Concepto. Son los diferentes rubros de ingresos y egresos que se van a utilizar cuando se elabore el Flujo de Caja.

Semanas. Es el tiempo en el que vamos a presentar el Flujo de Caja. Recuerde que se puede hacer semanal o mensualmente. Para nuestro estudio lo hacemos semanalmente para mostrar más en detalle las diferentes cuentas.

A primera vista, se puede pensar que el Flujo de Caja es similar a un Estado de Resultados pero a diferencia del estado contable, aquí lo que interesa es registrar todas las transacciones cuando implican ingresos o erogación de efectivo y no cuando estas se causan. Por esta razón no incluimos todas las ventas semanales, sino únicamente las ventas de contado y las cuentas por cobrar que efectivamente van a ingresar a la Tesorería y con las cuales podemos contar para hacer nuestros pagos.

Por esta razón, es mejor construir un Flujo de Caja con autonomía total de la Contabilidad; este no es un estado financiero, es una herramienta básica para manejar el efectivo de su empresa.

Iniciemos el análisis al Flujo de Caja con el fin de tomar decisiones con los resultados presentados o sea los saldos en caja al final de cada una de las semanas.

En la Semana 1 queda un excedente de $9.930 con el cual podemos hacer diferentes usos siempre y cuando la semana siguiente tenga también excedente y no necesite cubrir gastos como sí lo tiene que hacer en nuestro caso.

Como la norma es no mantener dineros ociosos, se puede pensar en pagar los pasivos más costosos, iniciando el pago de la deuda más próxima a vencerse; si tiene deuda en dólares y teme un incrementos en la devaluación, se debe pagar deuda externa, si hay posibilidad de comprar materia prima con descuentos especiales por pagos de contado, cómprela.

En la Semana 2 tiene un saldo en rojo por $9.700; a primera vista se puede observar que el pago de la nómina no fue previsto adecuadamente, al igual que el cobro de las cuentas por cobrar y el pago de proveedores no fue planeado eficientemente. Esto quiere decir que si vende de contado, compre de contado; si compra a plazos, venda a plazos. Empareje los plazos de ventas y compras si vende a plazos, y haga las provisiones necesarias para los gastos como la nómina, aportes, servicios y arrendamientos que son fijos.

En la Semana 3 se encuentran equilibrados los ingresos y los egresos y hay un excedente que puede invertirlo a corto plazo si no tuviera el inconveniente de la Semana 4.

En la Semana 4 la situación del pago de la obligación con el banco produce un desequilibrio en el Flujo de Caja por no haberlo previsto con suficiente anticipación o si se ubica en la Semana 1 y ese es su tiempo presente, tiene el suficiente tiempo de negociar la refinanciación de la deuda con el Banco y ubicar ese pago del capital en una de las semanas siguientes en la cual tenga la suficiente liquidez, que puede ser la Semana 10, 14 ó la que el banco y usted acuerden.

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