Por: Jose Arbey Maldonado Lenis
Un presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas; este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad como son las subgerencias, divisiones, departamentos, etc., así como también al conjunto de las áreas que constituyen la acumulación de planes individuales a cargo de cada centro de costos.
Una empresa con tres subgerencias (Ventas, Producción y Administración), que tiene como meta incrementar sus recursos financieros en $100 millones para determinado período, se fijó tres actuaciones concretas, así:
a) Ventas. Se compromete a aumentar ingresos por $50 millones vendiendo más unidades y reduciendo viáticos a sus empleados.
b) Producción. Se compromete a reducir turnos dominicales y a aumentar su eficiencia en la fabricación hasta lograr una meta de $30 millones.
c) Administración. Se compromete a reducir gastos por $20 millones suprimiendo personal temporal, cursos de capacitación y becas.
Para cumplir su compromiso, cada subgerencia debe elaborar presupuestos detallados y concretos a través de sus dependencias inmediatas, que serán un compromiso en varios niveles.
En el ejemplo anterior, el objetivo de incrementar en $100 millones los recursos financieros, está repartido por los compromisos que cada centro de responsabilidad se ha fijado y se puede explicar así:
Los $50 millones de ventas se logran aumentando su volumen en el sector norte, centro, sur y reduciendo viáticos en el país y fuera de él.
Los $30 millones de producción se logran reduciendo turnos dominicales, en producción y mantenimiento. También aumentando la eficiencia de hombres/máquina.
Los $20 millones de administración se logran reduciendo personal temporal de secretarias, becas de profesionales y capacitación de empleados.
En este caso, cada centro de responsabilidad tiene su misión de tipo cuantitativo y cualitativo que debe cumplir en cierto periodo y está en posibilidad de hacerlo porque es el mejor informador de los recursos y de los mecanismos que puede utilizar. Para la gerencia hay una unidad presupuestaria que está formada por la integración que se va haciendo en cada subgerencia de las dependencias que controla a través de las divisiones, departamentos y secciones que están bajo su mando.
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