El Sistema Presupuestal

Por: Jose Arbey Maldonado Lenis

La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operación sólidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada jefe tiene para el logro de las metas fijadas por la gerencia y, a la vez, precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones. Por lo tanto, es necesario establecer mecanismos que a corto, mediano y largo plazo permitan dar las bases para cuantificar, impulsar y controlar los planes de acción conjunta, los cuales se identifican generalmente como “El Sistema Presupuestal”.

Sin embargo, lo anterior se logra con el esfuerzo común de los responsables del manejo de la empresa y no con el solo estudio de las cifras convencionales y cuadros demostrativos de momento; por lo tanto, se exigen metas de resultados de tipo económico y social previstos en forma lógica, factible y medidos cuantitativamente bien sea por años, semestres, semanas o días, para que así constituyan lo que conforma el presupuesto de ventas, de costos, de gastos, de inversiones, de ingresos y egresos en efectivo, etc.

El dinamismo de la empresa moderna y su desarrollo acelerado ha obligado a los hombres de negocios a buscar apoyo en nuevas técnicas administrativas y financieras, que minimicen los riesgos, los cuales hacen cada día más compleja la conducción y manejo, si no se logra crear y desarrollar el sistema presupuestario más que una mecánica de agrupación de datos, una función administrativa de primer orden para el manejo, de acuerdo con los valores que van resultando en su funcionamiento.

El sistema debe adaptarse a todo tipo de empresa, sea de gobierno, industrial, comercial y de servicio, las cuales tienen orientaciones y metas diferentes, así:

a)      La Empresa de Gobierno. En este tipo de entidades (institutos descentralizados) bien sean de servicio, productivas o mixtas, hay leyes o normas que actúan en forma precisa en su orientación y el directivo debe interpretar y evaluar estos mecanismos.

b)      La Empresa Industrial. Se interesa por conocer el costo de cada artículo producido y fija prioridades de producción en unidades, con el fin de planear utilidades siguiendo una estructura de costos y mezcla de productos a vender.

c)      La Empresa Comercial. Busca establecer un equilibrio permanente tanto financiero como de servicio entre proveedores y compradores.

d)      La Empresa de Servicios. Busca equilibrar la fuente de entrada y salida de dinero en determinado período.

Por lo anterior, el sistema de presupuesto debe ante todo establecer metas precisas y factibles de alcanzar, para poder formular las acciones a seguir y crear los mecanismos administrativos para la elaboración, coordinación y control de las cifras que se provean.